Tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów, instrukcja kancelaryjna, archiwizacja, system EZD
Szkolenie z instrukcji kancelaryjnej 2026 obejmuje m.in. zagadnienia: obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej, procedury postępowania w archiwum zakładowym, elektroniczne zarządzanie dokumentacją za pomocą systemów typu EZD, archiwizacja spraw elektronicznych.
Masz pytania do tego szkolenia?
Skontaktuj się z nami:
Opis szkolenia
Zapraszamy na szkolenie, które umożliwi praktyczne zapoznanie się z zasadami prawidłowego prowadzenia i archiwizacji dokumentacji, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Szkolenie obejmuje obowiązkowy od 2026 Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD), który dla administracji publicznej wdrażany jest poprzez systemy typu EZD.
Cele szkolenia
- Przybliżenie przepisów regulujących tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów w jednostkach administracji publicznej
- Przekazanie zasad instrukcji kancelaryjnej i archiwizacji dokumentów
- Omówienie, jak skutecznie przygotować jednostkę do wdrożenia systemów elektronicznych.
- Przygotowanie uczestników do efektywnego korzystania z systemu typu EZD w swoich organizacjach.
- Omówienie obowiązków kierowników jednostek w zakresie prawidłowego prowadzenia kancelarii wraz z archiwum zakładowym, zarówno w postaci tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w postaci elektronicznej, za pośrednictwem systemu typu EZD.
Korzyści z udziału w szkoleniu
- Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do organizacji pracy w kancelarii i archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów prawnych dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją.
- Wprowadzenie do elektronicznego zarządzania dokumentami na pomocą systemów typu EZD i innych systemów dziedzinowych.
- Poznanie etapów wdrożenia systemów typu EZD wraz z konieczną zmianą wewnętrznych aktów normatywnych tj. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
- Praktyczne zapoznanie się z zasadami prawidłowego prowadzenia i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kat. A oraz dokumentacji niearchiwalnej kat. B, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej.
- Poznanie zasad tworzenia i prowadzenia składów chronologicznych, ich sposobów oznakowania, działania na składach oraz ich skutecznego archiwizowania wraz z brakowaniem składów i przekazaniem ich do Archiwum Państwowego w ślad za danymi elektronicznymi przekazanymi za pomocą systemu ADE.
Adresaci szkolenia
- pracownicy służby cywilnej i państwowych agregacji instytucjonalnych mających w zarządzaniu archiwa zakładowe/ składnice akt
- pracownicy sekretariatów i koordynatorzy do spraw czynności kancelaryjno-archiwalnych, mający w zakresie zadań dbanie o prawidłowy obieg informacji i dokumentów w instytucjach (firmach) państwowych.
Metody szkoleniowe
- miniwykłady w oparciu o prezentację multimedialną
- dyskusje grupowe
- praca na dokumentach
Program
- Wprowadzenie do problematyki
-
- Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury
- Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
- Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
- Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
- Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC
- Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum zakładowego w jednostce
-
- Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
- Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
- Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt
- Procedura wdrażania i modyfikacji normatywów kancelaryjno-archiwalnych
- Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
- System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
- Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
- Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych
- Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją
- Profesjonalne archiwum zakładowe
-
- Zasób archiwum zakładowego
- Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
- Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
- Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
- Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
- Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów
- Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym
-
- Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
- Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą zewnętrzną brakującą dokumentacje. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
- Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowy wyłączające dalsze przetwarzanie danych osobowych
- Postępowanie w przypadku uszkodzenia/zniszczenia/zaginięcia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty a ochrona danych osobowych
- Procedura skontrum: kiedy należy ją przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej
- Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy
- Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze, obowiązki archiwisty zakładowego
- Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją za pomocą systemów typu EZD
-
- Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej
- Pismo, dokument elektroniczny, rodzaje podpisów elektronicznych
- Akta sprawy w EZD, metryka sprawy w EZD
- Zadania organizacji w zakresie przygotowania jednostki do wdrożenia systemu typu EZD. Wymogi techniczne i organizacyjne dla systemów typu EZD
-
- Wymagania techniczne: komputery – specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne, łącze internetowe, skanery, serwerownia a może chmura wirtualna, sprzęt peryferyjny
- Wymagania organizacyjne: przygotowanie nowych przepisów, opracowanie procedur obiegów dokumentacji, powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD, zarządzanie zmianą w jednostce
- Etapy wdrożenia systemu EZD. Rola koordynatora czynności kancelaryjnych, nowe zadania archiwisty
-
- Rekomendowane etapy wdrożenia systemu, jak długo mają trwać
- Powołanie zespołu ds. wdrożenia systemu EZD
- Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych, jego rola w jednostce
- Działania dostosowawcze tj. instalowanie i zarządzanie wersją testową, szkolenia pracowników
- Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usług
- Praca w systemie typu EZD. Rejestracja pism, spraw, korespondencji wychodzącej w platformie ePUAP. Warsztaty prowadzone w oparciu o systemy EZD PUW
-
- Rejestrowanie korespondencji wpływającej – dokumentacja papierowa oraz dokumentacja elektroniczna (ePUAP, e-maile)
- Uzupełnienie metadanych przesyłek wpływających
- Obsługa składów chronologicznych
- Obsługa korespondencji wychodzącej
- Tworzenie zestawień korespondencji wychodzącej
- Dodawanie kontaktów do bazy kontaktów
- Zakładanie spraw i gromadzenie dokumentacji akt spraw
- Zarządzanie sprawami – zmiany tytułu, terminu realizacji, dodawanie notatek, przerejestrowywanie spraw
- Tworzenie i edycja dokumentów w sprawie
- Przekazywanie dokumentów do akceptacji lub podpisu przełożonego
- Udostępnianie dokumentów do wiadomości lub w trybie zadania do realizacji – edycja lub wkład własny
- Zapraszanie do współdzielenia sprawy
- Obsługa wysyłek korespondencji (listowna, ePUAP, e-mail)
- Obsługa wyszukiwarki
- Obsługa spisu spraw
- Obsługa spisu pism niestanowiących akt sprawy
- Akceptacja i podpisywanie pism
- Archiwizacja spraw elektronicznych, ich brakowanie oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego. Archiwizacja składów chronologicznych
- Pytania uczestników, dyskusje, podsumowanie szkolenia
Wykładowca
Ekspert z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP i EZD), prawa archiwalnego oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym w instytucjach państwowych, samorządowych i firmach prywatnych.
Absolwent studiów podyplomowych na kierunku: Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych. Były archiwista zakładowy z kilkunastoletnim doświadczeniem w administracji publicznej, kierował projektami archiwizacji dokumentacji.
W ramach własnej działalności współpracuje z klientami w zakresie usług EZD, usług archiwalnych, usług szkoleniowych i usług audytowych. Trener, którzy przeprowadził setki szkoleń i przeszkolił tysiące osób.
Certyfikat

Imienny certyfikat ukończenia szkolenia
Uczestnicy szkolenia otrzymują imienny certyfikat J.G.Training potwierdzający udział oraz zdobycie praktycznej wiedzy i umiejętności. Dokument stanowi wiarygodne potwierdzenie podniesienia kwalifikacji zawodowych i może być wartościowym uzupełnieniem CV oraz dokumentacji rozwoju pracownika.
Opinie
Zobacz, co uczestnicy docenili w tym szkoleniu:
Wykładowca ciekawie prowadził szkolenie (pomimo że ta tematyka nie należy do moich codziennych obowiązków i przed szkoleniem mogłabym ten temat zakwalifikować jako nudny).
Wykładowca doskonale przygotowany do tematu, na każde zadań pytanie odpowiadał natychmiast.
Sposób prowadzenia i przekazywania wiedzy. To nie było pierwsze moje szkolenie z tym prowadzącym i zawsze chętnie wracam na jego szkolenia.
Miejsce
- ONLINE
- stacjonarnie (w sali szkoleniowej)
| Wiele szkoleń realizujemy jednocześnie stacjonarnie oraz online – Uczestnik wybiera dogodną dla siebie formę szkolenia. Zarówno osoby uczestniczące online jak i obecne na sali szkoleniowej, mają możliwość zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń. |
SZKOLENIE STACJONARNE:
Informację o dokładnym miejscu szkolenia wysyłamy wraz z potwierdzeniem realizacji szkolenia.
Szkolenia odbywają się w Warszawie, w Centrum Szkoleniowym Golden Floor, w dwóch lokalizacjach:
- w budynku Atlas Tower, Aleje Jerozolimskie 123a (przy Placu Zawiszy)
LUB - w budynku, w którym mieści się Hotel Presidential (naprzeciwko Dworca Centralnego), Al. Jerozolimskie 65/79, wejście przez Centrum LIM
Obie lokalizacje znajdują się w centrum Warszawy, z dogodnym dojazdem komunikacją publiczną, w bliskiej odległości od dworca PKP Warszawa Centralna i Warszawa Zachodnia.
SZKOLENIE ONLINE:
Najczęściej na Platformie ZOOM. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy w wiadomości e-mail z wyprzedzeniem 1-dniowym.
W przypadku formy ONLINE Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki.
Cena i faktura
Cena szkolenia obejmuje:
- dla szkolenia stacjonarnego: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć)
- dla szkolenia online: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby w czasie rzeczywistym, z możliwością aktywnego udziału i zadawania pytań, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć), zapewnienie platformy szkoleniowej, wcześniejsze przetestowanie połączenia oraz pomoc techniczna – jeśli jest taka potrzeba.
Rabaty
Rabat 5% dla każdego uczestnika, przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby z jednej organizacji, na to samo szkolenie, w tym samym terminie.
Podatek VAT 23% lub usługa zwolniona
Do podanej ceny netto doliczany jest VAT 23%. Jeśli Zamawiający finansuje szkolenie ze środków publicznych, wówczas szkolenie podlega zwolnieniu z VAT. (W celu zastosowania stawki VAT „zwolnione” na fakturze, wymagane jest oświadczenie Zamawiającego o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych, chyba że Zamawiający jest instytucją publiczną.)
Sposób płatności
Płatność może być dokonana po zrealizowanej usłudze, gdy zgłaszającym jest instytucja publiczna, a także w przypadku innych zgłaszających, o ile taka forma płatności zostanie zaakceptowana przez Organizatora. Organizator akceptuje wydłużone terminy płatności. Prosimy o wskazanie preferowanej formy płatności na formularzu zgłoszeniowym.
Faktura
Faktura zostanie wystawiona w systemie KSEF w ciągu 1-3 dni po zakończeniu szkolenia, a w przypadku płatności przed szkoleniem – po zarejestrowaniu wpłaty na rachunku Organizatora. Osoby prywatne (bez NIP) otrzymają fakturę wysłaną w wiadomości e-mail (poza systemem KSEF).
Cena szkolenia nie obejmuje noclegu
Osoby zainteresowane noclegiem mogą skorzystać z naszej pomocy przy dokonaniu rezerwacji, poniżej informacje o dostępnych możliwościach.
Szczegółowe informacje na temat zasad realizacji usługi znajdują się w Regulaminie
Rezerwacja noclegu
Ważne:
|
Poniżej lista hoteli, z którymi współpracujemy i w których możemy dla Państwa dokonać rezerwacji noclegu.
Hotele o różnym standardzie należące do grupy Louvre Hotels. Ceny minimalne w 2026 roku (są uzależnione od sezonu):
Golden Tulip Warszawa Centrum**** ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 75 00, https://warsaw-centre.goldentulip.com/pl/
- styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 495 zł (dwójka ze śniadaniem)
- marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 500 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 595 zł (dwójka ze śniadaniem)
tel. +48 22 582 72 00, www.campanile-warszawa.pl/pl
- styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 330 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 385 zł (dwójka ze śniadaniem)
- marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 455 zł (dwójka ze śniadaniem)
Premiere Classe Warszawa Centrum*, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 624 08 00, www.premiere-classe-warszawa.pl/pl
- styczeń-grudzień: od 280 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 315 zł (dwójka ze śniadaniem)
Sprawdź, co o nas mówią