Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – zasady prowadzenia i zmiany w 2026. Praktyczna checklista regulaminu ZFŚS

1. Zmiany obowiązujące od 27 stycznia 2026 r.

1. • Reprezentacja pracowników przy ZFŚS
   • Zasady wyboru przedstawicieli załogi: liczba osób, sposób wyboru, kadencyjność, protokoły
   • Uzgadnianie regulaminu ZFŚS u pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe
   • Dokumenty potrzebne do wykazania prawidłowego wyboru reprezentacji pracowników
   • Skutki braku prawidłowego uzgodnienia regulaminu albo zmian w regulaminie

2. Obowiązek i cel tworzenia ZFŚS

1. • Który pracodawca ma obowiązek tworzenia ZFŚS
   • Kiedy pracodawca może odstąpić od tworzenia Funduszu
   • Swoboda wyboru między prowadzeniem Funduszu a wypłatą świadczeń urlopowych
   • Definicja działalności socjalnej pracodawcy i zasady jej finansowania
   • Granice ingerencji pracodawcy jako administratora środków Funduszu

3. Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS

1. • Osoby uprawnione z mocy ustawy oraz osoby wskazane dodatkowo w regulaminie
   • Pracownicy, emeryci i renciści – byli pracownicy oraz członkowie rodzin
   • Osoby na urlopach bezpłatnych, macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych
   • Ryzyka związane z nieprawidłowym ograniczaniem kręgu osób uprawnionych

4. Wysokość odpisów podstawowych i dobrowolnych

1. • Zasady naliczania odpisu
   • Metodyka ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych
   • Terminy przekazywania środków: 31 maja i 30 września
   • Korekta środków socjalnych na dzień 31 grudnia
   • Ćwiczenie praktyczne z wyliczania przeciętnej liczby zatrudnionych

5. Regulamin ZFŚS – checklista obowiązkowych i praktycznych zapisów

1. • Co powinno znaleźć się w regulaminie ZFŚS
   • Jak prawidłowo określić osoby uprawnione do świadczeń
   • Jak opisać kryteria socjalne: sytuację życiową, rodzinną i materialną
   • Jak określić katalog świadczeń finansowanych z Funduszu
   • Jak opisać zasady składania i rozpatrywania wniosków
   • Jak uregulować działanie komisji socjalnej albo przedstawicieli pracowników
   • Jak opisać zasady przyznawania, spłaty i umarzania pożyczek mieszkaniowych
   • Jak uwzględnić RODO i minimalizację danych w dokumentacji socjalnej

6. Najczęstsze błędy w regulaminach ZFŚS – analiza przykładów

1. • Przyznawanie świadczeń „po równo” bez badania sytuacji socjalnej
   • Uzależnianie świadczeń od stażu pracy, stanowiska, wymiaru etatu albo rodzaju umowy
   • Zbyt ogólne zapisy typu: „świadczenie może być przyznane według uznania pracodawcy”
   • Brak jasnych kryteriów dochodowych albo brak zasad dokumentowania dochodu
   • Nadmierne żądanie dokumentów od pracowników
   • Nieprecyzyjne zasady przyznawania zapomóg i pożyczek
   • Finansowanie świadczeń, które nie mają charakteru socjalnego

7. Rodzaje świadczeń finansowanych z Funduszu

1. • Paczki dla dzieci, dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży
   • Karnety sportowe i bilety na wydarzenia kulturalne
   • Imprezy zbiorowe i integracyjne finansowane ze środków ZFŚS
   • Zapomogi losowe, zdrowotne i socjalne
   • Pożyczki mieszkaniowe: umowa, oprocentowanie, poręczenia, potrącenia, umorzenia
   • Świadczenia na rzecz byłych pracowników – emerytów i rencistów
   • Świadczenia rzeczowe oraz ryzyka podatkowo-składkowe

8. Świadczenia socjalne a podatek i składki ZUS

1. • Świadczenia socjalne jako przychód ze stosunku pracy
   • Zasady zwolnień podatkowych i składkowych
   • Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży
   • Zwolnienia świadczeń dla emerytów i rencistów
   • Ulgi i zwolnienia dotyczące zapomóg
   • Najczęstsze błędy przy rozliczaniu świadczeń

9. ZFŚS a RODO – dokumentacja i dostęp do danych

1. • Jakich danych można żądać od pracownika
   • Czy można żądać PIT małżonka, zaświadczeń o dochodach, dokumentów medycznych
   • Kto może mieć wgląd do dokumentacji socjalnej
   • Legalne sposoby potwierdzania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej
   • Minimalizacja danych i okres przechowywania dokumentacji
   • Czy można wypłacić świadczenie bez potwierdzenia sytuacji socjalnej

10. Kontrola, odpowiedzialność i orzecznictwo

1. • Kontrola PIP, ZUS i organów podatkowych
   • Odpowiedzialność za nieprawidłowe wydatkowanie środków Funduszu
   • Egzekucja świadczeń socjalnych
   • Wybrane orzecznictwo dotyczące ZFŚS
   • Jak dokumentować decyzje, aby ograniczyć ryzyko sporu

11. Warsztat: miniaudyt regulaminu ZFŚS

1. • Analiza przykładowych zapisów regulaminowych
   • Wskazanie, które zapisy zostawić, poprawić albo usunąć
   • Praca na checkliście regulaminu ZFŚS
   • Omówienie wzorów dokumentów: regulamin, wnioski, oświadczenia, protokoły, umowa pożyczki

12. Podsumowanie szkolenia i sesja pytań uczestników

TRENER I

Radczyni prawna wspierająca na co dzień rozwój biznesu swoich klientów.

Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Ukończyła studia podyplomowe Prawo Własności Intelektualnej prowadzone przez Katedrę Prawa Własności Intelektualnej UJ oraz studia podyplomowe z zakresu bezpieczeństwa informacji prowadzone przez Katedrę Polityki Gospodarczej.


Mediatorka wpisana na listę mediatorów Centrum Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie.

Posiada bogate doświadczenie w zakresie doradztwa prawnego dla przedsiębiorców, w tym także przedsiębiorców zagranicznych. Specjalizuje się w prawie gospodarczym, prawie pracy, prawie własności intelektualnej, prawie ochrony danych osobowych i prowadzeniu sporów sądowych.

Prowadzi szkolenia, w których przybliża uczestnikom zawiłe meandry prawa. Jej celem jest możliwie najprostsze wyjaśnienie pojęć prawnych i przekazanie wiedzy w formie zrozumiałej dla odbiorcy. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu m.in. prawa pracy, prawa ochrony danych osobowych oraz prawa gospodarczego.

TRENER II

Audytor z zakresu prawa pracy i jakości. Doktor nauk o zdrowiu, absolwentka Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, ukończyła studia podyplomowe na kierunku BHP i ergonomia na Politechnice Warszawskiej, a także studia podyplomowe z Kontroli wewnętrznej oraz Zarządzania Zasobami Ludzkimi na Uniwersytecie Warszawskim.

Wieloletnie doświadczenie zawodowe zdobyła w firmach o profilu produkcyjnym, służbie zdrowia w działach kadrowo-płacowych i organizacyjnych na stanowiskach menedżerskich. Pracowała m.in. na stanowiskach kierowniczych w Polskim Centrum Badań i Certyfikacji, MSWiA, Instytucie Matki i Dziecka, firmie Drosed S.A., Arkadia Sp. z o.o.

Obecnie od ponad 6 lat prowadzi własną działalność gospodarczą. W swojej codziennej pracy zajmuje się w szczególności szkoleniami oraz przeprowadzaniem audytów. Na przestrzeni ostatnich 25 lat przeprowadziła ponad 1000 szkoleń, w większości związanych z prawem pracy i BHP. Prowadzi również wykłady na uczelniach wyższych.

Forma realizacji szkolenia wskazana jest na górze strony, bezpośrednio pod terminem szkolenia. Szkolenie może być realizowane:

• ONLINE
• stacjonarnie (w sali szkoleniowej)
  
  

Wiele szkoleń realizujemy jednocześnie stacjonarnie oraz online – Uczestnik wybiera dogodną dla siebie formę szkolenia. Zarówno osoby uczestniczące online jak i obecne na sali szkoleniowej, mają możliwość zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń.

SZKOLENIE STACJONARNE:
Informację o dokładnym miejscu szkolenia wysyłamy wraz z potwierdzeniem realizacji szkolenia.

Szkolenia odbywają się w Warszawie, w Centrum Szkoleniowym Golden Floor, w dwóch lokalizacjach:

• w budynku Atlas Tower, Aleje Jerozolimskie 123a (przy Placu Zawiszy)
  LUB
• w budynku, w którym mieści się Hotel Presidential (naprzeciwko Dworca Centralnego), Al. Jerozolimskie 65/79, wejście przez Centrum LIM

Obie lokalizacje znajdują się w centrum Warszawy, z dogodnym dojazdem komunikacją publiczną, w bliskiej odległości od dworca PKP Warszawa Centralna i Warszawa Zachodnia.

SZKOLENIE ONLINE:
Najczęściej na Platformie ZOOM. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy w wiadomości e-mail z wyprzedzeniem 1-dniowym.

W przypadku formy ONLINE Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki.

Cena szkolenia podana jest na górze strony, obok przycisku ZAPISZ SIĘ

Cena szkolenia obejmuje:

• dla szkolenia stacjonarnego: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć) 
  
  
• dla szkolenia online: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby w czasie rzeczywistym, z możliwością aktywnego udziału i zadawania pytań, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć), zapewnienie platformy szkoleniowej, wcześniejsze przetestowanie połączenia oraz pomoc techniczna – jeśli jest taka potrzeba.

Rabaty
Rabat 5% dla każdego uczestnika, przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby z jednej organizacji, na to samo szkolenie, w tym samym terminie.

Podatek VAT 23% lub usługa zwolniona
Do podanej ceny netto doliczany jest VAT 23%. Jeśli Zamawiający finansuje szkolenie ze środków publicznych, wówczas szkolenie podlega zwolnieniu z VAT. (W celu zastosowania stawki VAT „zwolnione” na fakturze, wymagane jest oświadczenie Zamawiającego o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych, chyba że Zamawiający jest instytucją publiczną.)

Sposób płatności
Płatność może być dokonana po zrealizowanej usłudze, gdy zgłaszającym jest instytucja publiczna, a także w przypadku innych zgłaszających, o ile taka forma płatności zostanie zaakceptowana przez Organizatora. Organizator akceptuje wydłużone terminy płatności. Prosimy o wskazanie preferowanej formy płatności na formularzu zgłoszeniowym.

Faktura
Faktura zostanie wystawiona w systemie KSEF w ciągu 1-3 dni po zakończeniu szkolenia, a w przypadku płatności przed szkoleniem – po zarejestrowaniu wpłaty na rachunku Organizatora. Osoby prywatne (bez NIP) otrzymają fakturę wysłaną w wiadomości e-mail (poza systemem KSEF).

Cena szkolenia nie obejmuje noclegu
Osoby zainteresowane noclegiem mogą skorzystać z naszej pomocy przy dokonaniu rezerwacji, poniżej informacje o dostępnych możliwościach.

Szczegółowe informacje na temat zasad realizacji usługi znajdują się w Regulaminie

Jeśli są Państwo zainteresowani zarezerwowaniem noclegu korzystając z naszego pośrednictwa – prosimy o kontakt: szkolenia@jgt.pl

Ważne: Ceny noclegów w hotelach mogą się zmieniać w zależności od terminu i wolnych miejsc w hotelu. Nie możemy zagwarantować, że w danym terminie hotel dysponuje wolnymi pokojami. Nie możemy zagwarantować, że zawsze jest możliwość zarezerwowania noclegu wg podanych poniżej cen minimalnych. Im wcześniej dokonamy rezerwacji, tym łatwiej o miejsce w hotelu i uzyskanie minimalnej ceny. Po dokonaniu rezerwacji cena nie ulegnie zmianie. Rezerwacja może zostać przez Państwa anulowana do ostatniego dnia roboczego poprzedzającego przyjazd.

Poniżej lista hoteli, z którymi współpracujemy i w których możemy dla Państwa dokonać rezerwacji noclegu.
Hotele o różnym standardzie należące do grupy Louvre Hotels. Ceny minimalne w 2026 roku (są uzależnione od sezonu):

Golden Tulip Warszawa Centrum**** ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 75 00, https://warsaw-centre.goldentulip.com/pl/

• styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 495 zł (dwójka ze śniadaniem)
• marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 500 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 595 zł (dwójka ze śniadaniem)
  
  

Campanile Warszawa Centrum***, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 72 00, www.campanile-warszawa.pl/pl

• styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 330 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 385 zł (dwójka ze śniadaniem)
• marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 455 zł (dwójka ze śniadaniem)

Premiere Classe Warszawa Centrum*, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 624 08 00, www.premiere-classe-warszawa.pl/pl

• styczeń-grudzień: od 280 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 315 zł (dwójka ze śniadaniem)