Tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów, instrukcja kancelaryjna, archiwizacja, system EZD

1. Wprowadzenie do problematyki

• • Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury
  • Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
  • Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
  • Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
  • Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC
    
    

2. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum zakładowego w jednostce

• • Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
  • Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
  • Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt
  • Procedura wdrażania i modyfikacji normatywów kancelaryjno-archiwalnych
  • Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
  • System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
  • Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
  • Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych
    
    

3. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją
   
   
4. Profesjonalne archiwum zakładowe

• • Zasób archiwum zakładowego
  • Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
  • Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
  • Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
  • Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
  • Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów
    
    

5. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym

• • Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
  • Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą zewnętrzną brakującą dokumentacje. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
  • Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowy wyłączające dalsze przetwarzanie danych osobowych
  • Postępowanie w przypadku uszkodzenia/zniszczenia/zaginięcia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty a ochrona danych osobowych
  • Procedura skontrum: kiedy należy ją przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej
  • Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
  • Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy
  • Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze, obowiązki archiwisty zakładowego
  • Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
    
    

6. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją za pomocą systemów typu EZD

• • Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci elektronicznej
  • Pismo, dokument elektroniczny, rodzaje podpisów elektronicznych
  • Akta sprawy w EZD, metryka sprawy w EZD
    
    

7. Zadania organizacji w zakresie przygotowania jednostki do wdrożenia systemu typu EZD. Wymogi techniczne i organizacyjne dla systemów typu EZD

• • Wymagania techniczne: komputery – specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne, łącze internetowe, skanery, serwerownia a może chmura wirtualna, sprzęt peryferyjny
  • Wymagania organizacyjne: przygotowanie nowych przepisów, opracowanie procedur obiegów dokumentacji, powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD, zarządzanie zmianą w jednostce
    
    

8. Etapy wdrożenia systemu EZD. Rola koordynatora czynności kancelaryjnych, nowe zadania archiwisty

• • Rekomendowane etapy wdrożenia systemu, jak długo mają trwać
  • Powołanie zespołu ds. wdrożenia systemu EZD
  • Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych, jego rola w jednostce
  • Działania dostosowawcze tj. instalowanie i zarządzanie wersją testową, szkolenia pracowników
  • Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usług
    
    

9. Praca w systemie typu EZD. Rejestracja pism, spraw, korespondencji wychodzącej w platformie ePUAP. Warsztaty prowadzone w oparciu o systemy EZD PUW

• • Rejestrowanie korespondencji wpływającej – dokumentacja papierowa oraz dokumentacja elektroniczna (ePUAP, e-maile)
  • Uzupełnienie metadanych przesyłek wpływających
  • Obsługa składów chronologicznych
  • Obsługa korespondencji wychodzącej
  • Tworzenie zestawień korespondencji wychodzącej
  • Dodawanie kontaktów do bazy kontaktów
  • Zakładanie spraw i gromadzenie dokumentacji akt spraw
  • Zarządzanie sprawami – zmiany tytułu, terminu realizacji, dodawanie notatek, przerejestrowywanie spraw
  • Tworzenie i edycja dokumentów w sprawie
  • Przekazywanie dokumentów do akceptacji lub podpisu przełożonego
  • Udostępnianie dokumentów do wiadomości lub w trybie zadania do realizacji – edycja lub wkład własny
  • Zapraszanie do współdzielenia sprawy
  • Obsługa wysyłek korespondencji (listowna, ePUAP, e-mail)
  • Obsługa wyszukiwarki
  • Obsługa spisu spraw
  • Obsługa spisu pism niestanowiących akt sprawy
  • Akceptacja i podpisywanie pism
    
    

10. Archiwizacja spraw elektronicznych, ich brakowanie oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego. Archiwizacja składów chronologicznych
    
    
11. Pytania uczestników, dyskusje, podsumowanie szkolenia

Ekspert z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP i EZD), prawa archiwalnego oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym w instytucjach państwowych, samorządowych i firmach prywatnych.

Absolwent studiów podyplomowych na kierunku: Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych. Były archiwista zakładowy z kilkunastoletnim doświadczeniem w administracji publicznej, kierował projektami archiwizacji dokumentacji.

W ramach własnej działalności współpracuje z klientami w zakresie usług EZD, usług archiwalnych, usług szkoleniowych i usług audytowych. Trener, którzy przeprowadził setki szkoleń i przeszkolił tysiące osób.

Forma realizacji szkolenia wskazana jest na górze strony, bezpośrednio pod terminem szkolenia. Szkolenie może być realizowane:

• ONLINE
• stacjonarnie (w sali szkoleniowej)
  
  

Wiele szkoleń realizujemy jednocześnie stacjonarnie oraz online – Uczestnik wybiera dogodną dla siebie formę szkolenia. Zarówno osoby uczestniczące online jak i obecne na sali szkoleniowej, mają możliwość zadawania pytań, wyjaśnienia wątpliwości, prowadzenia dyskusji i omówienia z trenerem przykładów z własnej praktyki. Nie nagrywamy szkoleń.

SZKOLENIE STACJONARNE:
Informację o dokładnym miejscu szkolenia wysyłamy wraz z potwierdzeniem realizacji szkolenia.

Szkolenia odbywają się w Warszawie, w Centrum Szkoleniowym Golden Floor, w dwóch lokalizacjach:

• w budynku Atlas Tower, Aleje Jerozolimskie 123a (przy Placu Zawiszy)
  LUB
• w budynku, w którym mieści się Hotel Presidential (naprzeciwko Dworca Centralnego), Al. Jerozolimskie 65/79, wejście przez Centrum LIM

Obie lokalizacje znajdują się w centrum Warszawy, z dogodnym dojazdem komunikacją publiczną, w bliskiej odległości od dworca PKP Warszawa Centralna i Warszawa Zachodnia.

SZKOLENIE ONLINE:
Najczęściej na Platformie ZOOM. Link dostępowy do szkolenia dostarczymy w wiadomości e-mail z wyprzedzeniem 1-dniowym.

W przypadku formy ONLINE Każdy uczestnik łączy się ze swojego miejsca pracy / zamieszkania. Wymagania: komputer / tablet z dostępem do Internetu, wyposażony w mikrofon, opcjonalnie słuchawki.

Cena szkolenia podana jest na górze strony, obok przycisku ZAPISZ SIĘ

Cena szkolenia obejmuje:

• dla szkolenia stacjonarnego: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby, materiały szkoleniowe, serwis kawowy, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć) 
  
  
• dla szkolenia online: uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby w czasie rzeczywistym, z możliwością aktywnego udziału i zadawania pytań, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia (wystawiany pod warunkiem obecności na co najmniej 80% zajęć), zapewnienie platformy szkoleniowej, wcześniejsze przetestowanie połączenia oraz pomoc techniczna – jeśli jest taka potrzeba.

Rabaty
Rabat 5% dla każdego uczestnika, przy zgłoszeniu więcej niż 1 osoby z jednej organizacji, na to samo szkolenie, w tym samym terminie.

Podatek VAT 23% lub usługa zwolniona
Do podanej ceny netto doliczany jest VAT 23%. Jeśli Zamawiający finansuje szkolenie ze środków publicznych, wówczas szkolenie podlega zwolnieniu z VAT. (W celu zastosowania stawki VAT „zwolnione” na fakturze, wymagane jest oświadczenie Zamawiającego o finansowaniu szkolenia ze środków publicznych, chyba że Zamawiający jest instytucją publiczną.)

Sposób płatności
Płatność może być dokonana po zrealizowanej usłudze, gdy zgłaszającym jest instytucja publiczna, a także w przypadku innych zgłaszających, o ile taka forma płatności zostanie zaakceptowana przez Organizatora. Organizator akceptuje wydłużone terminy płatności. Prosimy o wskazanie preferowanej formy płatności na formularzu zgłoszeniowym.

Faktura
Faktura zostanie wystawiona w systemie KSEF w ciągu 1-3 dni po zakończeniu szkolenia, a w przypadku płatności przed szkoleniem – po zarejestrowaniu wpłaty na rachunku Organizatora. Osoby prywatne (bez NIP) otrzymają fakturę wysłaną w wiadomości e-mail (poza systemem KSEF).

Cena szkolenia nie obejmuje noclegu
Osoby zainteresowane noclegiem mogą skorzystać z naszej pomocy przy dokonaniu rezerwacji, poniżej informacje o dostępnych możliwościach.

Szczegółowe informacje na temat zasad realizacji usługi znajdują się w Regulaminie

Jeśli są Państwo zainteresowani zarezerwowaniem noclegu korzystając z naszego pośrednictwa – prosimy o kontakt: szkolenia@jgt.pl

Ważne: Ceny noclegów w hotelach mogą się zmieniać w zależności od terminu i wolnych miejsc w hotelu. Nie możemy zagwarantować, że w danym terminie hotel dysponuje wolnymi pokojami. Nie możemy zagwarantować, że zawsze jest możliwość zarezerwowania noclegu wg podanych poniżej cen minimalnych. Im wcześniej dokonamy rezerwacji, tym łatwiej o miejsce w hotelu i uzyskanie minimalnej ceny. Po dokonaniu rezerwacji cena nie ulegnie zmianie. Rezerwacja może zostać przez Państwa anulowana do ostatniego dnia roboczego poprzedzającego przyjazd.

Poniżej lista hoteli, z którymi współpracujemy i w których możemy dla Państwa dokonać rezerwacji noclegu.
Hotele o różnym standardzie należące do grupy Louvre Hotels. Ceny minimalne w 2026 roku (są uzależnione od sezonu):

Golden Tulip Warszawa Centrum**** ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 75 00, https://warsaw-centre.goldentulip.com/pl/

• styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 495 zł (dwójka ze śniadaniem)
• marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 500 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 595 zł (dwójka ze śniadaniem)
  
  

Campanile Warszawa Centrum***, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 582 72 00, www.campanile-warszawa.pl/pl

• styczeń-luty oraz lipiec-sierpień: od 330 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 385 zł (dwójka ze śniadaniem)
• marzec-czerwiec oraz wrzesień-grudzień: od 400 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 455 zł (dwójka ze śniadaniem)

Premiere Classe Warszawa Centrum*, ul. Towarowa 2, Warszawa
tel. +48 22 624 08 00, www.premiere-classe-warszawa.pl/pl

• styczeń-grudzień: od 280 zł (jedynka ze śniadaniem) i od 315 zł (dwójka ze śniadaniem)